Možností, jak vystavovat faktury zdarma, je několik. Od propisky a papíru až po účetní systém s bezplatnou verzí.

Hledejte nejefektivnější řešení

Obě zmíněné varianty ale mají zásadní nevýhody.

Faktura napsaná propiskou na papíře vypadá neprofesionálně, snadno se do ní dostanou chyby, a navíc hrozí, že klient špatně přečte třeba číslo účtu. A platba pak skončí u někoho jiného.

Účetní systém to všechno hravě vyřeší. Jenže se musíte zorientovat v desítkách různých funkcí. A pokud chcete řešit jen faktury, většinu z nich vůbec nepotřebujete.

Vyplatí se vám proto jen v případě, že potřebujete pomoc také se mzdami, účetnictvím, skladem, expedicí a dalšími oblastmi.

Naštěstí jsou tady i další nástroje, které jsou k samotnému vystavování faktur vhodnější. A díky kterým můžete vytvořit fakturu zdarma. Jsou to:

• klasické kancelářské programy (Word a spol.)
• on-line fakturační služby

Příprava faktur ve Wordu

Je pravda, že s pořízením Wordu, Excelu či podobného programu určité náklady spojené jsou. Většina lidí už ale takový software má. A nemusí tedy nic kupovat.

Zároveň ho využijete i k řadě dalších činností.

Pro přípravu faktury stačí jen otevřít v programu nový dokument a zadat do něj:

• údaje o sobě jako dodavateli,
• údaje o klientovi,
• fakturované zboží či služby,
• částku,
• číslo účtu
• a další potřebné údaje

A faktura je hotová.

Navíc si můžete vytvořit šablonu, která vám usnadní přípravu další dokladů.

Na co si dát pozor

Tvorba faktur ve Wordu má ale i své minusy. Jedním z nich je vzhled faktur.

Pokud nechcete u každého dokladu strávit spoustu času laděním i těch nejmenších detailů, bude faktura z Wordu vypadat… no, jako faktura z Wordu.

Nudně, zastarale, nehezky.

I když šablonu vyladíte do firemních barev, přidáte na ni logo a přichystáte prostor pro QR kód, musíte být u každého nového dokladu opatrní. Určitě už jste taky zažili, že i zdánlivě nepatrný znak dokáže rozhodit celý dokument třeba na 5 stránek.

Kromě toho si musíte dobře kontrolovat údaje, které na fakturu píšete. I malý překlep může nadělat spoustu zmatků.

Příprava faktur pomocí fakturační služby

S on-line fakturační službou zmíněné nedostatky odpadají. Obvykle totiž máte na výběr z několika šablon a můžete na doklady přidat i svoje logo nebo podpis. A řada služeb automaticky vytvoří QR kód, který vašim klientům usnadní platbu.

Ještě lepší ale je, že se nemusíte bát překlepů. Fakturační služby jsou propojené s registry firem, jako je ARES, a tak většinu údajů vyplní za vás.

Jakmile zadáte své IČ, program doplní vaši adresu a další fakturační údaje. A stejným způsobem na fakturu přibudou také údaje o klientovi.

Vám tak stačí jen napsat jakou částku a za co fakturujete.

I to si přitom můžete usnadnit. Stačí vytvořit ceník a při přípravě faktury z něj jednotlivé položky do dokladu naklikat.

Fakturu tak máte za minutu hotovou. A bez překlepů!

A protože většina služeb nabízí bezplatnou verzi, zvládnete to zdarma. Kdykoliv potřebujete.