Co je to digitalizace

Digitalizace dat označuje proces přeměny fyzických papírových dokumentů do elektronické podoby, která umožňuje jejich jednoduché ukládání, správu i sdílení pomocí digitálních technologií. Díky tomu získáte k informacím snadný přístup téměř odkudkoliv a kdykoliv zrovna potřebujete. Zároveň tím zefektivníte a urychlíte pracovní procesy a snížíte riziko spojené se ztrátou nebo poškozením papírových dokumentů.
Převést do digitální podoby lze v dnešní době už téměř všechny papírové dokumenty – od digitalizace archivů či technických výkresů až po digitalizaci účetnictví nebo citlivých dat vašich zaměstnanců. Samotný proces digitalizace pak zahrnuje většinou následující 3 kroky:

1) Skenování

Fyzické papírové dokumenty se převádí do digitálního formátu pomocí naskenování skenerem. Zatímco pár faktur si v rámci digitalizace účetnictví pravděpodobně zvládnete naskenovat sami v kanceláři pomocí stolního skeneru či multifunkčního zařízení, s větším množstvím dat či s dokumenty většího formátu už je to o něco těžší.

V takovém případě je třeba obrátit se na specializovanou firmu, která se na digitalizace velkých formátů zaměřuje. Takové společnosti mívají k dispozici nejen skenery odpovídající velikostí a kvalitou rozlišení, ale nabízí také řadu doplňkových služeb, které jsou pro digitalizaci nezbytné – například indexaci, tvorbu digitálních archivů nebo dokonalé zabezpečení vašich dat.

2) Indexace

Aby splnila digitalizace svůj účel a vy se dokázali v elektronické podobě dokumentů snadno a rychle zorientovat, je třeba provést jejich indexaci. Indexace zahrnuje správné pojmenování dokumentů, přidání potřebných štítků a doplnění dalších důležitých informací ve formě takzvaných metadat, které urychlí a usnadní jejich vyhledávání.

Metadata mohou obsahovat informace, jako jsou název dokumentu, jméno jeho autora, datum vytvoření či vhodná klíčová slova, která zvýší přehlednost a zefektivní třídění dokumentů.

3) Vytvoření digitálních archivů

Tak jako máte papírové dokumenty uloženy fyzicky třeba ve skříni ve firemním archivu, budou vaše digitalizovaná data uložena v různých složkách a adresářích v archivu digitálním. Na rozdíl od toho fyzického, do digitálního archivu budete mít přístup kdykoliv a odkudkoliv budete potřebovat. Klidně třeba o půlnoci doma z gauče.

Stačit vám k tomu bude jednoduchá aplikace, která vám umožní nejen bezproblémovou správu archivu, ale také rychlé sdílení dokumentů s ostatními pověřenými osobami.