Mimo vedení knihy jízd kvůli uplatňování reálných nákladů ji musejí vést také ti, kdo dokládají dodržování bezpečnosti práce.

Nařízení totiž řidičům stanovuje povinné bezpečnostní přestávky. Např. řidič referent (třeba manažer na cestě za zákazníkem, který není řidičem z povolání) si musí udělat první pauzu nejpozději 4,5 hodiny od zahájení cesty. A právě z knihy jízd případná kontrola zjišťuje, jestli zaměstnanec čerpání přestávky dodržel.

Co uvést do knihy jízd

Ke každé jízdě uvádíte:

• datum uskutečnění jízdy,
• čas odjezdu a příjezdu – kdy cesta autem začala a kdy skončila,
• destinace – odkud jste vyjeli a kam jste jeli,
• účel – z jakého důvodu jste tam jeli,
• počet ujetých kilometrů – počáteční a konečný stav tachometru,
• bezpečnostní přestávky – pokud máte povinnost čerpat bezpečnostní přestávku, uveďte v kolik hodin začala a kdy skončila,
• záznam o čerpání pohonných hmot – zapište počet litrů a cenu.

A dále:

• typ vozidla,
• SPZ,
• průměrnou spotřebu podle technického průkazu.

V případě papírového vedení knihy jízd všechny výše předepsané náležitosti vypisujete ručně.

Naštěstí za vás chytré programy, jako například Money S3, vyplní většinu údajů. Navíc budete mít jistotu, že elektronická kniha jízd bude vždy v souladu s platnou legislativou.

Money S3 za vás ohlídá termíny technických kontrol

V modulu Kniha jízd v Money S3 zaevidujete všechny služební cesty, které jste vy nebo vaši zaměstnanci absolvovali. Systém vám usnadní práci i při evidenci školení pro řidiče nebo vás upozorní na termíny technických kontrol.

money.cz_.png

(Foto: money.cz)

Při evidenci knihy jízd stačí, když ze seznamu vyberete řidiče a systém mu automaticky přiřadí jeho vůz. Modul zjednoduší práci i tehdy, když zadáte počáteční nebo koncový stav tachometru – dopočítá za vás ujeté kilometry.

Pokud například pravidelně jezdíte za klientem, využijete funkci pro často opakované jízdy. Vyberete si ze seznamu, kterou jízdu si přejete zopakovat a program sám vyplní účel cesty i ujeté kilometry.

V modulu také vystavíte cestovní příkazy pro zaměstnance a připravíte cestovní náhrady.

Vyzkoušejte si vedení knihy zdarma v Money S3

Kniha jízd je součástí účetního programu Money S3. Abyste zjistili, jestli vám bude vyhovovat, stáhněte si Money S3 Start a vyzkoušejte si ji se všemi funkcemi. Ve verzi zdarma vystavíte až 20 cestovních příkazů.

Doplňkový modul pro náročnější

Pokud si rádi před cestou z kanceláře naplánujete nejrychlejší trasu a chcete ji hned použít v knize jízd, oceníte doplňkový modul Kniha jízd a cestovní náhrady. Jeho součástí je integrovaná mapa České a Slovenské republiky i ostatních evropských států.

Připraví vám vyúčtování náhrad služebních cest a rovnou je přenese do účetnictví, takže vám odpadá čas strávený přepisováním dat.